2018初級《經(jīng)濟法基礎(chǔ)》第二章知識點：會計檔案管理

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（一）會計檔案的內(nèi)容

1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證

2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、其他輔助類賬簿

3.財務(wù)會計報告類：月度、季度、半年度、年度會計報告

4.其他類：“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，“銀行對賬單”，納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

【注意】各單位的“財務(wù)預(yù)算、計劃、制度等文件材料”屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

（二）會計檔案的管理程序

1.歸檔

單位“會計機構(gòu)”按照歸檔范圍和歸檔要求，負責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制“會計檔案保管清冊”。

單位可以利用計算機、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。

【注意1】同時滿足下列條件的單位“內(nèi)部”形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料“可僅以電子形式保存”,形成電子會計檔案：

（1）來源真實，由電子設(shè)備形成和傳輸；

（2）電算化系統(tǒng)完善，能夠接收、讀取、輸出符合規(guī)定的會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

（3）電子檔案管理系統(tǒng)完善，夠接收、管理、利用電子會計檔案，符合長期保管要求，與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)會計檔案建立檢索關(guān)系；

（4）能防止被篡改；

（5）已備份；

（6）非需永久保存或有重要價值的會計檔案。

【注意2】單位從“外部”接收的電子會計資料，還需附有符合《電子簽名法》規(guī)定的“電子簽名”。

【記憶提示】滿足安全、可靠條件且非重要檔案，可僅以電子形式保存。

2.臨時保管

當(dāng)年形成的會計檔案，可由會計機構(gòu)臨時保管“一年”；確需推遲移交，應(yīng)經(jīng)“檔案機構(gòu)同意”，最長不超過“三年”。

【注意】“出納”不得兼管會計檔案。

3.移交與接收

（1）由“會計機構(gòu)”編制“檔案移交清冊”；

（2）檔案機構(gòu)對電子會計檔案的“準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性”進行檢測，符合要求的才能接收。

4.外借

（1）會計檔案“一般”不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按規(guī)定辦理手續(xù)。

（2）借用單位應(yīng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全、完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

5.保管

（1）保管期限包括“永久、定期”兩類；

（2）定期的保管期限包括“l0年、30年”兩類。

保管年限	會計檔案
永久	年度財務(wù)報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書
30年	憑證、賬簿、會計檔案移交清冊
10年	其他財務(wù)報告、調(diào)節(jié)表、對賬單、納稅申報表

（3）起算：會計年度終了后第一天

6.保管期滿會計檔案的鑒定與銷毀

（1）鑒定

“檔案機構(gòu)”牽頭＋會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員共同審查鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書

（2）編制銷毀清冊

“檔案機構(gòu)”編制銷毀清冊，“單位負責(zé)人、檔案機構(gòu)負責(zé)人、會計機構(gòu)負責(zé)人及檔案和會計機構(gòu)的經(jīng)辦人”于銷毀“前”在會計檔案銷毀清冊上“簽署意見”

（3）專人負責(zé)監(jiān)銷

①一般檔案：檔案機構(gòu)＋會計機構(gòu)

②電子檔案：檔案機構(gòu)＋會計機構(gòu)＋信息系統(tǒng)管理機構(gòu)

（4）銷毀后

“監(jiān)銷人”在會計檔案銷毀清冊上“簽名或蓋章”

（5）不得銷毀的會計檔案

①保管期滿但“未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)”原始憑證

②涉及其他“未了事項”的原始憑證

③建設(shè)單位在“項目建設(shè)期間形成”的會計檔案

【提示】建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交給建設(shè)項目接受單位。

【注意】不得銷毀的會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷（紙質(zhì)）或轉(zhuǎn)存（電子），并應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

（三）特殊情況下會計檔案的處置

1.分立

原單位存續(xù)：存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以査閱、復(fù)制。

原單位解散：經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制。

2.合并

原各單位仍存續(xù)：仍由原各單位保管。

原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散：由合并后的單位統(tǒng)一保管。

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